Entredoc

EntreDoc : Stockez, gérez et partagez vos documents sur le Web. Accédez à votre espace documentaire en mode nomade 24h/24 et 7j/7 ! Ne faites rien ... nous nous occupons de tout ! Tous vos documents sont hébergés sur un serveur Web situé en France, dans un DataCenter OvhCloud. L'abonnement mensuel en mode SaaS (Software as a Service) vous donne accès à votre logiciel de GED en toute sécurité, directement sur le Web ! Simple à utiliser, accessible à tout moment et depuis n'importe quel endroit : Tous formats de documents acceptés.

L'espace de stockage supplémentaire est disponible uniquement pour l'offre GOLD.

Points forts

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EntreDoc vous offre les avantages suivants :

• Aucun logiciel à installer et gérer,
• Pas d'investissement matériel,
• Logiciel de GED simple à utiliser et à partager,
• Accès aux documents en mode 100% nomade, 24h/24 et 7j/7,
• Centraliser, partager et sécuriser les documents,
• Diminuer le coût de stockage et la gestion de papier,
• Gagner en confort, rapidité et efficacité dans le traitement des dossiers,
• Générer des économies

EntreDoc est une plate-forme Web sécurisée !

• L'accès nécessite un identifiant et un mot de passe.
• Le protocle HTTPS garantit la sécurité des connexions.
• Le serveur Web est hébergé en France dans le Cloud OVH

EntreDoc est un espace de GED immédiatement disponible !

• Suite à la réception de votre bon de commande, le délai d'ouverture du service est de 2 jours ouvrés.

Maîtrisez votre budget !

• Facturé chaque mois, le coût de votre GED est fixe et répartit sur l'année.

Fonctionnalités et cas d'utilisation

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Centraliser tous les fichiers sur un serveur unique,

• Partager les documents avec vos collaborateurs, clients, , fournisseurs, partenaires
• Donner accès aux informations et les gérer à distance,
• Qualifier et enrichir les documents (saisie de notes et propriétés externes),
• Sécuriser l'accès aux informations (gestion des droits des utilisateurs),
• Valider les documents via le Workflow

Aucune installation de logiciel n'est requis sur le poste des utilisateurs.
Vous accédez à l'interface de EntreDoc avec un simple navigateur Internet L’accès à EntreDoc est sécurisé.

Chaque utilisateur dispose d'un identifiant et d'un mot de passe.
Le paramétrage du compte de l'utilisateur permet de donner accès à toute ou partie des dossiers.
Si un utilisateur n'a pas le droit d'accéder à un dossier, alors celui-ci est invisible. Cet espace de travail permet d'effectuer un "glisser/déposer" des fichiers ou d'un dossier

• d'un dossier de la GED vers un autre dossier
• de votre ordinateur vers le serveur de GED.

Un menu est disponible avec le clic droit de la souris sur chaque fichier. Le moteur de recherche permet de retrouver les documents dans la GED.
Tous les mots contenus dans le document peuvent être recherchés. Un document déposé dans la GED est immédiatement partagé avec les utilisateurs habilités. EntreDoc permet de stocker les documents de tous formats tels que les fichiers bureautiques (MS Office, Libre Office, Open Office), les sons, vidéos, images, plans... Consultez votre tableau de bord personnel La pré-visualisation d'un fichier PDF Le module de pré-visualisation d'un document PDF permet de :

• Consulter toutes les pages du document,
• Signer le document en positionnant la souris à n'importe quel endroit du document,ou apposer un tampon,
• Sélectionner et supprimer des pages pour reconstituer un nouveau document,
• Effectuer un zoom, une rotation....

Les actions sur les documents Le clic droit de la souris sur un document sélectionné donne accès à un menu permettant de gérer facilement le document.
Ce menu est également disponible sur un document présenté dans la liste des réponses du moteur de recherche.
L’historique des états permet de voir tous les traitements de validation effectués sur le document. Gérez vos document en un clic En fonction de ses droits, l’utilisateur peut :

• Ouvrir et consulter le document,
• Saisir et gérer les propriétés du document (informations complémentaires non contenues dans le document)
• Valider le statut du document (ex : je valide, je signe, je refuse...)

L'historique des états permet de consulter les traitements du Workflow sur un document. Digitalisez vos circuits de validation grâce au Workflow Le Workflow permet le traitement du document par l'utilisateur habilité. Dans cet exemple de Workflow, il est possible d'attribuer l'état « Je valide ».
Le fichier passe alors en état « validé »
A titre d'exemple, le document mis en état «validé» peut ensuite être mis en état « payé » puis déplacé automatiquement dans le dossier Archives. Un Workflow sur mesure, et correspondant à vos règles de gestion, peut être mis en place.
Cette prestation est proposée sur devis.
Trouvez rapidement vos documents Le moteur de recherche permet de retrouver les documents en faisant des recherches de mots contenus dans l'intégralité du document. Concernant les fichiers ne contenant pas de texte (ex : sons, images, vidéos...), il est possible de saisir des informations dans les propriétés. Ce texte est indexé et le document pourra être plus facilement trouvé grâce au texte qui lui sera associé. Le cas des documents numérisés Pour être indexé, le document numérisé doit être traité à l'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères).
Le logiciel OCR permet de reconnaître et récupérer le texte dans l'image d'un document numérisé. Vous ne disposez pas d'un logiciel d'OCR, nous vous fournissons notre logiciel BotServer. Le partage des documents est un atout majeur pour optimiser votre organisation ! Depuis plus de 20 ans, Multimédia SOLUTIONS développe des outils logiciels permettant d'exploiter et gérer les fonds documentaires. Nous vous accompagnons pour

• mettre en place votre solution de dématérialisation de documents papier,
• optimiser le partage et la gestion de vos fichiers,
• convertir le format de vos fichiers ou les retraiter (découpe, fusion, renommage, OCR...),
• diffuser vos documents sur un portail documentaire sécurisé à destination de vos clients, fournisseurs, partenaires, adhérents...